Workflow Approvazione Ordini Multi-step
Gli ordini sopra soglia vengono bloccati automaticamente, notificati al responsabile via email o WhatsApp, e rilasciati solo dopo approvazione esplicita — senza intervento manuale sul gestionale.
Il problema
In molte PMI gli ordini di acquisto o di vendita oltre una certa soglia di valore richiedono l'approvazione di un responsabile prima di essere confermati. Nella pratica questo processo avviene via email, telefonate o messaggi WhatsApp, senza un percorso strutturato: l'ordine rimane in sospeso nel gestionale, il responsabile non ha sempre visibilità immediata e il rischio è che ordini critici vengano evasi senza le necessarie autorizzazioni.
L'approccio
Il workflow si aggancia al gestionale (tramite API o webhook) e intercetta ogni ordine che supera le soglie configurate (importo, tipologia, cliente, fornitore). L'ordine viene posto in stato "in attesa di approvazione" e il responsabile riceve una notifica strutturata — via email o WhatsApp — con tutti i dettagli necessari per decidere.
Il responsabile approva o rifiuta direttamente dalla notifica (link con token sicuro o risposta WhatsApp). Se non risponde entro il timeout configurato, scatta un'escalation al livello superiore. Il gestionale viene aggiornato automaticamente con l'esito, e tutto il percorso è tracciato con timestamp e motivazione.
Tecnologie utilizzate in questo tipo di progetto
Cosa si ottiene tipicamente
- Processo di approvazione strutturato e tracciabile, al posto di email e telefonate
- Nessun ordine critico evaso senza autorizzazione esplicita
- Responsabile notificato in tempo reale, con tutte le informazioni nel messaggio
- Storico completo delle approvazioni con motivazioni, esportabile per audit
- Escalation automatica se il responsabile non risponde entro i tempi previsti
La configurazione delle soglie, i canali di notifica e i livelli di escalation vengono definiti nella fase di discovery insieme al cliente.
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