Automazione Flussi SEPA in un Gruppo Multi-Azienda
Come un gruppo con 4 società ha centralizzato la gestione di oltre 800 disposizioni bancarie mensili, eliminando errori e riducendo i tempi del 75%.
Risultati in sintesi
per gestione pagamenti
file rifiutati dalla banca
su amministrazione
per CFO e direzione
Il contesto
Il cliente è un gruppo multi-societario del Nord Italia composto da 4 società operative nei settori servizi, sanità e consulenza professionale. Prima dell'implementazione di SEPA Manager, la situazione era la seguente:
| Metrica | Situazione iniziale |
|---|---|
| Società gestite | 4 |
| Conti bancari | 6 (su 3 istituti diversi) |
| Bonifici mensili | ~650 |
| Incassi SDD/RIBA mensili | ~150 |
| Tempo medio per disposizione | ~8 minuti |
| Errori/mese (file rifiutati) | 3-5 |
| Operatori coinvolti | 3 (amministrazione + contabilità) |
I problemi identificati
⚠️ Processo manuale e frammentato
Ogni società esportava dati da Fatture in Cloud, li elaborava in Excel, e caricava i file manualmente nei portali bancari. Tre passaggi con rischio errore a ogni step.
⚠️ Errori di formattazione ricorrenti
I file XML venivano spesso rifiutati dalla banca per errori di formato: IBAN errati, importi con decimali sbagliati, causali troppo lunghe. Ogni rifiuto richiedeva ore di debug.
⚠️ Nessuna tracciabilità centralizzata
Il CFO non aveva visibilità in tempo reale sui pagamenti delle 4 società. Per avere un quadro completo servivano report manuali settimanali.
⚠️ Registrazione manuale pagamenti
Dopo ogni pagamento, qualcuno doveva tornare su Fatture in Cloud e registrare manualmente lo stato "pagato" per ogni fattura. Con 800 disposizioni/mese, un lavoro enorme.
⚠️ Dipendenza da singoli operatori
Solo 2 persone conoscevano il processo completo. Ferie o malattia bloccavano i pagamenti o generavano errori.
⚠️ Costi nascosti
Ritardi nei pagamenti causavano perdita di sconti fornitori. Errori nei file SDD generavano storni e costi bancari aggiuntivi.
La soluzione implementata
Synaptica ha implementato SEPA Manager come piattaforma centralizzata per la gestione di tutti i flussi SEPA del gruppo. L'implementazione è avvenuta in 4 settimane:
Integrazione Fatture in Cloud
Connessione API con tutti i 4 account Fatture in Cloud. Sincronizzazione automatica di fatture attive, passive e anagrafiche con IBAN.
Generazione file XML automatica
Selezione fatture da pagare → generazione file XML ISO 20022/CBI in un click. Bonifici SCT, SCT Instant, SDD e RIBA tutti supportati.
Validazione pre-invio
Controllo automatico di IBAN, importi, causali e conformità agli standard bancari. Gli errori vengono intercettati prima del caricamento in banca.
Registrazione automatica
Dopo l'esecuzione in banca, conferma con un click e tutti i pagamenti vengono registrati automaticamente su Fatture in Cloud.
Dashboard centralizzata
Vista unificata di tutte le 4 società. Il CFO vede in tempo reale: pagamenti in coda, eseguiti, scadenze, cash flow previsto.
Multi-banca compatibile
File generati accettati da tutti e 3 gli istituti bancari del gruppo: Intesa Sanpaolo, UniCredit e Banca Sella.
Stack tecnologico
I risultati dopo 12 mesi
| Metrica | Prima | Dopo | Variazione |
|---|---|---|---|
| Tempo medio per disposizione | ~8 minuti | ~2 minuti | -75% |
| Ore settimanali amministrazione | ~15 ore | ~4 ore | -73% |
| File rifiutati dalla banca/mese | 3-5 | 0 | -100% |
| Tempo per registrazione pagamenti | ~20 ore/mese | ~2 ore/mese | -90% |
| Visibilità CFO su cash flow | Settimanale (report manuali) | Real-time (dashboard) | Immediata |
| Operatori necessari | 3 (dedicati) | 1 (part-time) | -66% |
"Prima passavamo mezza giornata a preparare i file per la banca e poi a registrare i pagamenti uno per uno. Ora selezioniamo le fatture, generiamo il file, e il resto è automatico. Il tempo risparmiato lo dedichiamo ad attività a maggior valore."— Responsabile Amministrativo del gruppo
Valore strategico
SEPA Manager è diventato infrastruttura critica per il gruppo
- Standard operativo — Tutte le 4 società usano lo stesso processo, con formazione minima per nuovi operatori
- Base scalabile — Quando il gruppo ha acquisito una quinta società, l'onboarding su SEPA Manager è stato completato in 1 giorno
- Punto di controllo unico — Il CFO ha visibilità real-time sui flussi di tutte le società da un'unica dashboard
- Business continuity — Il processo non dipende più dalla conoscenza di singoli operatori
- Compliance automatica — File sempre conformi agli standard bancari, nessun rifiuto, nessun ritardo
Compliance e sicurezza
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